Einleitung
In der heutigen Welt ist es unerlässlich, Informationen schnell und einfach zu organisieren und abzurufen. Der "Second Brain Approach" ist eine Methode, um Informationen digital zu sammeln und zu strukturieren. In diesem Blogbeitrag beschreibe ich, wie ich die App Notion verwende, um im "Second Brain Approach" meine täglichen Aufgaben zu erledigen und Inhalte, Ideen und Gedanken zentral und verknüpfbar zu notieren.
Wer mehr über den "Second Brain Approach" erfahren möchte, findet bei Tiago Forte (fortelabs.com) eine ausführliche Beschreibung seiner Arbeitsweise und Methodik.
Strukturierung von Inhalten
Notion bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Organisation von Informationen. Ich habe meine Inhalte in Masterdatenbanken organisiert, um sie schnell durchsuchen und filtern zu können. Für jeden Inhalt, den ich mir für später oder in einem anderen Kontext merken möchte, erstelle ich einen Eintrag in der Datenbank. Der Eintrag enthält Tags, um das Auffinden und die Gruppierung von Inhalten zu erleichtern. Darüber hinaus nutze ich Notions Verknüpfungsfunktionen, um Beziehungen zwischen verschiedenen Inhalten herzustellen. Außerdem kann ich eine kurze Notiz zum Link in einem freien Textfeld notieren.
Diese Struktur ermöglicht mir, alle Inhalte, die mich interessieren, an einem Ort in einer App zu speichern. Egal ob es sich um eine Website, einen Artikel, einen Blogbeitrag, ein Video oder einen Podcast handelt - alle Links werden in einer Masterdatenbank gespeichert. So behalte ich den Überblick über meine gespeicherten Inhalte, unabhängig davon, auf welcher Plattform ich den Inhalt gefunden habe.
Durch Tags lassen sich alle Einträge leicht thematisch gruppieren. Anhand der Verknüpfungen und Verweise einzelner Einträge untereinander kann ich auch nachträglich leicht den Kontext der Notizen erkennen.
Die Gruppierung der Einträge erfolgt auf thematischen Kategorieseiten. Sie beinhalten alle Einträge eines bestimmten Tags der Masterdatenbank. Dadurch kann ich schnell und einfach auf alle verfügbaren Informationen zu einem bestimmten Thema zugreifen. Mehr zur Struktur und Konzeption hier...
Verwendung von Vorlagen
Notion bietet viele Vorlagen, die es erleichtern, Inhalte schnell und einfach zu erstellen. Ich habe Vorlagen für Blogposts, Projekte und To-Do-Listen verwendet. Diese Vorlagen haben mir Zeit gespart und es mir ermöglicht, mich auf den Inhalt zu konzentrieren, anstatt mich um die Struktur zu kümmern.
Einkaufs- und Rezeptliste
Inzwischen habe ich eine Einkaufsliste erstellt, die anhand der Einrichtung des Supermarktes organisiert ist. Für jede Abteilung (Frische, Brot und Gebäck, Tiefkühlprodukte, Non-Food-Artikel, Getränke...) habe ich im Laufe der letzten Wochen mehr und mehr Artikel hinzugefügt. Mittlerweile habe ich alle Standard-Artikel eingetragen, die ich bisher jedes Mal manuell auf einen Zettel geschrieben habe. Vor dem Einkauf definiere ich per Checkbox, was ich diesmal benötige.
Die Einkaufsliste ist auch mit der Liste meiner Rezepte verknüpft, die sich in den letzten Wochen ebenfalls kontinuierlich gefüllt hat. Auf der Liste der Zutaten für jedes Rezept kann ich die benötigten Zutaten direkt in meine Einkaufsliste übertragen. So kann ich einfach ein Gericht auswählen und habe direkt die notwendigen Zutaten auf meiner Einkaufsliste, bevor ich zum Einkaufen gehe oder währenddessen.
Projektplanung: Planung von umfangreicheren Aufgaben
Um unseren Schrebergarten zu planen, haben wir in diesem Jahr einen kleinen Projektplan erstellt, da noch viele Aufgaben zu erledigen waren. Dazu gehörte der Bau einer Terrasse und die Aufstellung eines Wassertanks, die Anzucht von Pflanzen und die Anlage neuer Beete.
Aufgaben können in Notion abhängig voneinander eingeplant und in einem Zeitstrahl dargestellt werden. Dadurch verschieben sich Folgeaufgaben automatisch, je nachdem, ob die aktuelle Aufgabe erledigt ist oder nicht.
Außerdem haben wir ein kleines Wiki angelegt, in dem wir unsere Ergebnisse, Erfolge und Misserfolge notieren, um daraus für die nächste Saison zu lernen. PS: In diesem Jahr werden die Bodenbeete durch Schichtbeete ersetzt, da der Boden für viele Pflanzen zu lehmig und hart ist.
Auch die Erstellung meiner Website ging durch die Aufstellung eines kleinen Projektplans deutlich schneller von der Hand. Nach der Übersicht der Aufgaben war sie schnell umgesetzt, nachdem ich sie zuvor lange Zeit nur in meinem Kopf konzipiert hatte.
Fokusthemen: alles an seinem Platz
Wie oben bereits beschrieben, filtere ich meine Master-Datenbank anhand von Themen. Dadurch erstelle ich vorsortierte Streams oder Fokusseiten, auf denen die jeweiligen Inhalte zusammengetragen werden.
So behalte ich den Überblick über meine Hobbies und Interessen und kann mich konzentriert einem Thema widmen, ohne lange Inhalte aus verschiedenen Quellen und von verschiedenen Plattformen zusammen suchen zu müssen.
Zusammenarbeit und Teilen von Inhalten
Notion ermöglicht es, Inhalte einfach zu teilen und zusammenzuarbeiten. Ich habe zum Beispiel meine Notion-Datenbanken mit Teilen meiner Familie geteilt. So können wir unabhängig voneinander die Einkaufsliste im Laden abhaken und sind schneller mit den Erledigungen fertig.
Auch in privaten Projekten können wir uns gegenseitig Aufgaben zuordnen und einfach Ideen austauschen und notieren. Eine Timeline mit Abhängigkeiten erleichtert uns den Überblick, welche Aufgabe als nächstes ansteht und welche weiteren von ihr abhängen. Gerade bei der Organisation der Gartenarbeit und Gartenplanung war dies in den letzten Wochen eine große Hilfe, um unsere Pläne für dieses Jahr umzusetzen.
Fazit
Notion ist ein leistungsstarkes Tool, um den Second Brain Approach umzusetzen und Inhalte zu organisieren. Die Verwendung von Datenbanken, Vorlagen und Verknüpfungen hat mir geholfen, meine Inhalte schnell und einfach zu finden und zu bearbeiten.
Einarbeitung und Strukturierung zeitaufwändig
Die Konzeptionierung und strukturelle Umsetzung meines Systems erforderte etwas Einarbeitungszeit. Die Lernkurve ist steil und sorgt manchmal für frustrierende Momente. Wenn man jedoch die Grundfunktionen und Systemantik verstanden hat, lassen sich hilfreiche Datenbanken und Funktionen einrichten.
Während der Umsetzung muss man sich außerdem ausreichend Zeit zur strukturellen Konzeption und die Definition seiner Anwendungsfälle nehmen.
Wenn man dies macht, hat man mittelfristig ein effektives und hilfreiches System aufgesetzt.
Hilfreiche Community uns Support
Ein großer Vorteil ist die lebendige Community auf Reddit (r/Notion). Hier kann man ohne Bedenken seine Fragen stellen und findet bereits viele Lösungen zu bereits geposteten Problemen.
Auch der Support antwortet in der Regel zeitnahe und ist hilfreich.
Multi-Device Synchronisierung (Cloud)
Da Notion eine Cloud-Anwendung ist, synchronisieren sich die Inhalte geräteübergreifend. Für jedes System (Android, WIN, iOS, MAC OS) gibt es eine entsprechende Anwendung. Auch die Webanwendung lässt sich gut bedienen. Ich nutze die Anwendung auf meinem Galaxy S10+, einem Windowsrechner und meinem Tab S8 Ultra.
Bedienung teilweise etwas träge und fehleranfällig
Während meiner Nutzung hatte ich zu Anfang einige Probleme bei der Nutzung der Android-App, sobald ich eine Maus und ein Tastatur an mein Tablet anschlossen hatte. Dort sprang der Cursor bei der Bearbeitung teilweise aus dem Text, wodurch der gesamte Absatz markiert wurde; beim nächsten Tastenanschlag wurde dieser daraufhin gelöscht und durch die aktuelle Tastatureingabe ersetzt. Dies war sehr ärgerlich, da auch die “Schritt-zurück” Funktion bisher nicht gut funktioniert. Lediglich eine sich langsam synchronisierende Seitenhistorie konnte ein paar Inhalte noch retten. Andere waren tatsächlich unwiederbringlich verloren. Seit ein paar Wochen hat sich dies aber deutlich gebessert.
Back-Up Funktion vorhanden, aber…
Es gibt auch eine manuelle Back-Up Funktion. Diese generiert eine *.rar-Datei mit *.md-Dateien (Nur-Text-Dokument). Ich konnte bisher ein Backup erstellen, jedoch die rar-Datei nicht öffnen, da einige Dateipfade zu lang sind. Auch der Support konnte bisher nicht helfen. Somit bleibt ein ungutes Gefühl, dass meine Dateien nur auf den Servern von Notion existieren.
Empfohlen für…
Ich kann Notion jedem empfehlen, der eine Methode sucht, um die Vielzahl von Informationen zu verschiedenen Themen in seinem Alltag zu organisieren und für sich nachhaltig abrufbar zu machen.
Disclaimer: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung der NotionAI erstellt.